Se um bom planejamento fosse sempre sinônimo de projetos bem-sucedidos, seria mais fácil garantir que sua empresa obtivesse os resultados que precisa a cada período. Entretanto, surpresas ao longo do caminho podem criar desafios para a gestão dos projetos de TI que comprometem a eficiência de sua organização.
Para impedir que isso aconteça metodologias, trabalho em equipe e expectativas bem alinhadas são estratégicas na qualificação de seu desempenho. Evite comprometer suas metas implementando essas 6 dicas para ter uma gestão dos projetos de TI mais eficiente!
1. Confie em metodologias
Metodologias são benéficas por um motivo: já funcionaram em outros negócios com necessidades similares ao seu. Definir processos permite administrar recursos e avaliar riscos com maior simplicidade, aumentando seu índice de acertos em longo prazo. Adaptá-las de forma constante é o desafio para manter a gestão dos projetos de TI sempre eficiente.
Adaptar não significa necessariamente complicar: uma única metodologia deve ser o bastante para organizar seus processos.
2. Invista em gerência de riscos
Esteja sempre duas etapas à frente em seu planejamento e administre os riscos de perto, para garantir a qualidade da gestão. Entregar bons resultados é fundamental para aquisição de novos negócios e avaliar seus recursos em função das metas estabelecidas é imprescindível.
Um plano de riscos é fundamental em qualquer projeto e precisa considerar a probabilidade de eventuais acontecimentos impactarem o resultado. Quanto mais arriscado ele for, mais sua empresa tem a ganhar ao investir em estratégias de contingência capazes de reduzir a exposição ao dano e mitigar prováveis ameaças.
3. Conte com sua equipe na hora de estimar prazos
Para garantir que as entregas sejam realmente feitas no prazo estimado é melhor ouvir sua equipe antes de passar um cronograma para o cliente. Faça uma reunião com seu time e verifique quanto tempo dura cada etapa de projeto, comparando com a experiência acumulada do grupo.
Avaliar a duração de um projeto com precisão torna seus orçamentos mais substanciais e dá ao cliente mais segurança quanto aos resultados.
4. Documente as etapas de cada projeto
Vai precisar escalar? Muitas vezes, um projeto acaba fugindo de seu escopo ao longo do caminho e documentar essas alterações é fundamental para gerir melhor seus recursos. Ampliações ou cortes são comuns; documentá-los ajuda a evitar variações extremas que fariam seu negócio perder dinheiro.
5. Alinhe expectativas para melhor gestão dos projetos de TI
Para fazer sua gestão dos projetos de TI mais eficiente, é fundamental estabelecer uma boa comunicação com sua equipe. Alinhe expectativas com frequência e seja transparente durante a condução de um projeto. Acompanhe o desempenho de seus funcionários a cada etapa e deixe claro os métodos de avaliação que estão sendo utilizados para tal.
Essa proximidade é fundamental para fazer ajustes ao longo de um projeto e vai ajudar sua empresa a manter os pés no chão. Lidar com imprevistos requer estar atento a todas as etapas envolvidas em sua execução. Além disso, expectativas alinhadas permitem qualificar também o relacionamento com o cliente.
6. Tenha um plano B
Tenha um plano B o tempo todo, mas não fique focado nele. É preciso controlar danos com agilidade e conhecer seus pontos fracos. Para garantir o retorno sobre investimento, porém, faça de tudo para que o projeto siga de acordo com o planejado, realizando ajustes ao longo de sua duração.
Só recorra à contenção de danos quando uma intervenção se fizer realmente necessária, mas esteja sempre preparado.
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